公開質問状の回答

「8月28日付裁決書を踏まえての文書管理規程３条第１項の文書作成義務に関する公開質問状」、及び回答

※　見出しの市長宛ての質問状（９月１６日付け）に対し、回答書（文法第６５号　令和７年９月２６日）が届きました。

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＜Ⅰ　質問状＞

 「8月28日付裁決書を踏まえての文書管理規程３条第１項の文書作成義務に関する公開質問状」

市民オンブズマン福井

　私たちは、地方公共団体等の違法、不当な行為を監視しこれを是正し、その運営の公正の確保と透明性の向上を図ることを目的として活動している市民団体です。今般、見出しの公開質問状を提出いたしたく、１０月０２日（木曜）までに、書面にてご回答いただきますようお願い申し上げます。

記

第１　本件の概要、及び答申書の付言について

１　本件の概要

アリーナ構想について、旭地区で２０２４年１１月２６，２７日に開かれた地区説明会の議事録、及び復命書を開示請求したところ、「不存在」の３文字のみを理由とする「不開示決定通知書」を受け取りました。

そこで、１２月１０日と同月１６日に、不開示処分の取消しと、不存在の理由の明記を求めて審査請求を行いました。

審査手続きの「弁明書」において、市はこれらに係る文書は、福井市文書管理規程第３条第１項の各号に該当する軽微なものと判断し、議事録等は作成していないと説明しました。

　審査会は、不開示決定の理由の提示に不備があり違法の判断を免れず、不開示処分は取り消されるべきであると答申しました。一方、該当文書の保有に係る事実は認められず、不存在の判断それ自体に違法性ないし不当性があるとはいえないとしました。

　市長（処分庁）は、答申を受け、８月２８日、「本件審査請求に係る処分を取り消す」裁決を行いました。

２　答申書の付言

　審査会の「付言」全３２行中、結びの９行を転記します。

「このような説明会には市政と市民の間に溝が生じることを防ぐ重要な役割があることは明らかである。それにもかかわらず、質疑応答の記録すら作成しなかった実施機関の対応は、地方自治に対する理解が危ぶまれるだけでなく、意見を述べた市民に対して敬意を欠くと言わざるを得ない。

以上のように、今回の開示請求に対する不存在の不開示決定について、理由に不備があることはもとより、そもそも公文書を作成する意義が希薄であったことに強い懸念を覚える。市職員全体の問題として、公文書及び市民の声の重要性を改めて認識していただきたい。」

第２　質問２件

１文書管理規程第３条の違反について

審査会は、「文書の保有の有無について、当審査会事務職員をして実施機関に確認させたところ、実施機関は、いずれの文書も作成しておらず、音声データ等の電磁的記録も存在しないと回答した。」として「対象公文書の有無については保有が無いものと言わざるを得ない」と判断しています。

一方、担当者のメモ・手控え等の保有についての調査の記述はなく、「何ら記録を残さなかったという実施機関の対応については違和感を禁じ得ない」と述べていながら、文書管理規程３条第１項の文書作成義務についての言及はありません。

しかし、本件は明らかに文書管理規程３条第１項の文書作成義務違反であると考えます。市長のご見解についてご回答ください。

２　公文書作成・管理について組織全体として、どう意識を改めるのか

先述の付言、即ち「公文書を作成する意義が希薄であったことに強い懸念を覚える。市職員全体の問題として、公文書及び市民の声の重要性を改めて認識していただきたい。」に対する市長のご見解、さらに「公文書作成・管理について組織全体として、意識を改める具体策をお示しください。

以上

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＜Ⅱ　回答＞

文法第６５号　令和７年９月２６日　福井市役所総務部文書法制課                

記

１つ目の問いについて

　ご指摘のとおり、文書管理規程第３条は職員の文書作成の義務について規程していますが、同時にその例外も定めています。今回の事案となった地区説明会の議事録に関しては、当該例外規定である同条第１項各号のすべてに該当する軽微なものと判断して作成しなかったものです。その判断が当該説明会に参加した市民への敬意を欠くものであったと答申付言で指摘されました。本件において当該例外規定を適用して公文書を作成しなかったのは、例規の解釈を誤ったものであり、大変遺憾に思います。

２つ目の問いについて　

　公文書作成の意義等については、毎年度、所属長及び課長補佐等を対象に「公文書に関する研修」を行ってきましたが、今回の事案をうけて、今一度、公文書の意義やその管理の根本について周知・徹底を図る必要があると考えます。

　そのため、すでに全職員に対し、本事例を示し、文書作成に関する注意喚起を行ったところです。

　また、今年度の「公文書に関する研修」について、研修方式を集合形式から動画視聴によるものに変更し、対象者が当該研修を受け易くするとともに、対象者以外も研修内容を学ぶ機会を得られるようにすることで、職員全体の公文書管理・情報公開制度等に対する意識向上につなげたいと考えております。